퇴직 후 실업급여를 신청하려면 반드시 준비해야 하는 서류가 있습니다. 그중에서도 가장 중요한 서류가 바로 이직확인서입니다. 많은 분들이 실업급여를 신청하면서 “이직확인서는 내가 내야 하나요?”, “언제 발급되는 건가요?” 같은 질문을 자주 하곤 합니다. 이번 글에서는 이직확인서의 의미와 발급 절차, 발급이 지연될 때의 대처 방법까지 한눈에 정리해드리겠습니다.
이직확인서란 무엇인가
이직확인서는 근로자가 회사를 그만두게 된 사유와 근무 기간, 급여 내역 등을 공식적으로 확인하는 문서입니다. 실업급여를 신청할 때, 국가 고용지원 제도에서는 이 서류를 통해 퇴직 사유가 ‘비자발적인지’ 여부를 판단하게 됩니다. 즉, 단순한 퇴사 확인서가 아니라 실업급여 수급 자격을 결정짓는 핵심 서류라고 할 수 있습니다.
이직확인서에는 다음과 같은 주요 항목이 포함됩니다.
- 근로자 인적사항 및 주민등록번호
- 입사일자와 퇴사일자
- 이직 사유 (권고사직, 계약만료, 자진퇴사 등)
- 퇴직 전 임금 지급 내역
- 근로 형태 및 보험 가입 정보
국가 고용안정 제도에서는 이 정보를 근거로 ‘비자발적 실업’ 여부를 판단하고, 실업급여 지급 여부를 확정합니다.
이직확인서는 누가 발급하나요?
이직확인서는 원칙적으로 사업주가 발급하는 서류입니다. 근로자가 직접 제출하는 서류가 아니며, 퇴직 후 사업주가 일정 기한 내에 전산 시스템을 통해 고용지원 기관에 보고해야 합니다.
현재 대부분의 기업은 국가 고용지원 온라인 시스템(구 고용보험 홈페이지)을 통해 전자적으로 이직확인서를 제출하고 있습니다. 제출된 내용은 이후 근로자가 실업급여를 신청할 때 자동으로 조회되어 별도의 종이서류 제출 없이 심사에 활용됩니다.
만약 회사가 전산 제출을 하지 않은 경우에는 근로자가 직접 사업주에게 발급을 요청할 수 있습니다. 이는 법적으로 근로자의 권리이며, 회사는 정당한 사유 없이 발급을 거부할 수 없습니다.
이직확인서 발급 절차
이직확인서는 회사가 퇴직일로부터 14일 이내에 고용안정제도 전산망을 통해 제출해야 합니다. 대부분의 경우 인사팀이나 경리부에서 담당하며, 제출 즉시 국가 고용지원 시스템에 등록됩니다.
① 전자제출 절차
- 사업주가 고용지원 시스템에 로그인
- ‘이직확인서 작성 및 제출’ 메뉴 선택
- 퇴직 근로자 인적사항, 퇴직사유, 임금정보 입력
- 전자서명 후 전송
- 국가 고용지원기관에서 접수 확인
② 근로자가 확인하는 방법
근로자는 국가 고용지원 사이트(www.ei.go.kr) 또는 정부24(www.gov.kr)에서 본인 명의로 발급된 이직확인서를 조회할 수 있습니다.
로그인 후 ‘이직확인서 발급내역 조회’ 메뉴에서 발급 여부와 제출 상태를 확인할 수 있습니다. ‘미제출’로 표시된다면, 회사가 아직 제출하지 않았다는 의미입니다.
이직확인서가 제출되지 않았을 때 대처법
실업급여 신청은 이직확인서가 제출되어야만 가능합니다. 따라서 서류가 늦어지면 급여 지급도 지연될 수 있습니다. 이런 경우에는 다음과 같이 조치할 수 있습니다.
- ① 먼저 회사 인사팀 또는 경리 담당자에게 연락해 제출 요청
- ② 회사가 협조하지 않을 경우, 가까운 고용센터에 신고
- ③ 고용센터가 사업주에게 직접 제출을 요청하거나, 근로자가 증빙자료를 제출
고용센터에서는 임금명세서, 근로계약서, 퇴직확인서 등 기타 증빙자료를 바탕으로 임시로 이직확인서를 대체할 수 있습니다. 따라서 회사가 비협조적이라도 근로자가 불이익을 받지 않도록 행정 절차가 마련되어 있습니다.
자진퇴사자의 이직확인서 처리
많은 분들이 헷갈리는 부분이 ‘자진퇴사’입니다. 자진퇴사의 경우에도 이직확인서는 동일하게 발급되어야 합니다. 다만, 이직 사유란에 ‘근로자 본인 사정으로 인한 퇴사’라고 명시되며, 이 내용은 실업급여 심사 시 중요한 판단 기준이 됩니다.
건강 악화, 임금 체불, 직장 내 괴롭힘 등 부득이한 이유로 퇴사했다면 증빙자료(진단서, 임금 미지급 내역 등)를 함께 제출해야 비자발적 이직으로 인정받을 수 있습니다.
종이 발급이 필요한 경우
일부 근로자는 온라인 발급 외에도 종이 형태로 이직확인서를 제출해야 하는 상황이 있습니다. 예를 들어, 전산 제출이 불가한 소규모 사업장이나 고용지원 전산망 미이용 업체의 경우입니다. 이때는 사업주가 직접 출력 후 날인하여 근로자에게 전달해야 하며, 근로자는 이를 고용센터에 직접 제출할 수 있습니다.
이 경우에도 이직확인서 서식은 국가 고용지원 사이트에서 다운로드 가능합니다. 양식을 출력해 작성 후, 사업주의 직인 또는 서명을 받아 제출하면 됩니다.
이직확인서 제출 후 확인 방법
이직확인서가 제출된 뒤에는 근로자가 직접 제출 여부를 확인할 수 있습니다.
- ① 국가 고용지원 사이트 접속 → 개인회원 로그인
- ② ‘나의 민원 처리내역’ 또는 ‘이직확인서 발급내역 조회’ 선택
- ③ 제출일자, 사업장명, 접수상태 확인
만약 ‘접수완료’로 표시된다면 실업급여 신청이 가능하며, ‘반려’ 상태인 경우에는 사업주나 근로자가 입력한 정보가 잘못된 것입니다. 이 경우 수정 후 재제출이 필요합니다.
마무리
이직확인서는 실업급여 수급을 위한 첫 번째 단계이자, 근로자의 권리를 보장하는 중요한 행정 서류입니다. 퇴사 후 2주 이내에 발급이 완료되는 것이 원칙이며, 지연될 경우 직접 조회하고 필요한 조치를 취해야 불이익을 피할 수 있습니다. 특히 전자제출이 보편화된 지금은 본인이 직접 확인만 해도 대부분의 절차를 간단히 처리할 수 있습니다. 실업급여를 신청할 예정이라면 이직확인서 발급 여부부터 반드시 확인해두시기 바랍니다.